国有资产管理处

院字〔2021〕97号 关于印发《唐山师范学院采购管理办法》的通知
发布时间:2021年10月06日


唐山师范学院文件



院字202197


关于印发《唐山师范学院采购

管理办法》的通知

院内各单位:

为加强学校采购管理,规范采购行为,提高采购效率,根据国家有关法律法规和相关政策,结合我校实际情况,重新研究制定《唐山师范学院采购管理办法》,现印发给你们,请参照执行。《唐山师范学院采购管理办法》(〔院字2021〕4号)同时废止。



唐山师范学院

2021年10月3日


唐山师范学院

采购管理办法

第一章

第一条为加强学校采购管理,规范采购行为,提高采购效率,维护学校利益,促进廉政建设,根据《中华人民共和国政府采购法》(主席令第14号)、《中华人民共和国政府采购法实施条例》(国务院令第658号)、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)、《关于规范单一来源采购有关事项的通知》(冀财采〔2016〕23号)、《关于加强政府采购合同履约验收管理的指导意见》(冀财采〔2016〕24号)、《关于转发关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见的通知》(冀财采〔2016〕25号)、《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号)等有关法律法规和相关政策,结合我校实际情况,制定本办法。

第二条学校各单位、各部门和科研、教研项目组(以下统称用户单位)为完成教学、科研、管理及后勤保障等任务使用财政性资金进行的采购活动适用本办法。

本办法所称采购,是指学校在教学、科研、管理、服务活动中采购货物、工程和服务的行为及其相关活动。

本办法所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括设备、家具、图书、材料等。

本办法所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建以及各类装修、拆除、修缮等。

本办法所称服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条采购工程(建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮以及与工程建设有关的货物、服务),通过市级政府公共资源交易中心建筑工程交易招标的,适用《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例,按照国家有关规定执行;未进入市级政府公共资源交易中心建筑工程交易招标的,按本办法执行。

前款所称与工程建设有关的货物,是指构成工程不可分割的组成部分,且为实现工程基本功能所必需的设备、材料等;所称与工程建设有关的服务,是指为完成工程所需的勘察、设计、监理等服务。

现有建筑物及构筑物的装修、拆除、修缮等工程,适用《中华人民共和国政府采购法》。

第四条学校采购工作遵循“公平、公正、公开”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则。采购活动要尽量压缩采购批次,降低采购成本,提高工作效率。

第五条学校采购活动纳入或参照唐山市的政府采购管理。学校采购项目应当严格按规章制度审批和执行。

第二章组织机构及职责

第六条实行“学校统一领导、主管部门统筹组织、归口管理、集中采购为主、责任到人”的管理体制。

第七条学校成立采购工作领导小组,领导小组组长由校长担任,副组长由分管国有资产管理处校领导担任,成员由学校办公室、国有资产管理处、审计处、财务处、后勤基建处、实验管理中心、信息技术中心、图书馆等部门主要负责人组成。

领导小组主要职责是:

(一)领导学校采购工作;

(二)审议学校采购规章制度;

(三)审定校内评审专家库建设方案;

(四)其他采购管理需要解决的重要事项。

采购工作领导小组下设办公室,挂靠在国有资产管理处,办公室主任由国有资产管理处处长担任,负责召集相关部门及人员协调处理采购问题。

第八条国有资产管理处是负责学校采购工作的职能部门,主要职责:

(一)宣传贯彻国家采购法律法规、上级有关规定和学校采购规章制度;

(二)拟定学校采购规章制度,报学校采购工作领导小组及相关会议审议;

(三)组织协调学校采购工作;

(四)推荐、组织校内专家加入政府采购评审专家库,建设、管理校内专业评审专家库;

(五)审定采购项目用户单位和采购归口管理部门建议的采购方式;

(六)审核、发布采购公告、结果公示;

(七)负责申请办理政府集中采购及招标代理采购事宜;

(八)负责学校集中采购项目采购事宜;

(九)组织审核采购文件,审定评标原则和细则;

(十)负责选定政府采购项目采购人代表,抽取学校集中采购项目的评审专家;

(十一)对采购需求进行风险控制,组织进行采购需求审查;

(十二)经采购项目用户单位和采购归口管理部门审核确认后,与中标(成交)供应商签订合同及合同备案;

(十三)受理供应商的质疑,参与供应商投诉的调查;

(十四)负责学校采购行为的全程管理,负责审批、监督、指导校内各单位按规定自行采购工作;

(十五)组织或参与采购项目验收工作,负责资产登记、入账;

(十六)完成学校采购工作领导小组交办的其他工作。

第九条学校采购项目实行归口管理,采购项目须由采购归口管理部门负责。

采购归口管理部门:国有资产管理处负责管理学校通用办公等相关的货物类、服务类采购项目;后勤基建处负责管理学校工程类采购项目及后勤基建处工作职责范围内的货物类、服务类采购项目;实验管理中心负责管理教学、科研等相关的货物类、服务类采购项目;信息技术中心负责信息化建设相关货物类、服务类项目;图书馆负责管理图书、期刊、数据库等采购项目。

采购归口管理部门主要职责是:

(一)负责主管的采购项目的必要性与可行性论证、立项报批、编制采购项目预算、落实采购经费等前期工作;

(二)负责审核主管的采购项目的采购需求,组织进行采购项目采购需求标准和参数以及采购预算的论证工作;按采购类别汇总编制政府采购预算后,报送财务处进入学校采购计划决策程序;

(三)负责采购过程中的技术支持,配合国有资产管理处做好采购工作;

(四)协助国有资产管理处编制主管的采购项目的采购文件;

(五)负责主管的采购项目合同的商定和确认;

(六)负责组织或参与主管的采购项目的验收工作;

第十条用户单位应按照决策程序明确采购分管领导、落实采购项目负责人。采购项目需要学校相关审批部门审批的项目,根据采购项目类别向采购归口管理部门提交本单位采购项目的立项申请。

用户单位主要职责是:

(一)按照“谁请购、谁提出”的原则,负责向采购归口管理部门提出本单位采购项目申请,保证采购项目的科学性、合理性、可竞争性;

(二)负责对采购标的的市场情况等开展充分调研,制定合规、完整、明确的采购需求标准与采购预算。

(三)负责本单位采购项目合同的起草、商定和确认,配合采购归口管理部门和国有资产管理处完成采购工作;

(四)负责本单位采购项目合同履约的监管;协助并参与本单位采购项目的验收工作;

(五)组织完成学校自行采购限额标准以下的本单位的采购工作;

(六)建立台账并配合国有资产管理处做好资产登记、入账等工作;

(七)负责办理本单位采购项目的资金审批及支付手续。

第三章采购形式与范围

第十一条学校采购形式分为政府采购(含政府集中采购、政府分散采购、网上商城采购)、学校集中采购和用户单位自行采购。具体适用范围如下:

(一)政府集中采购

“河北省政府采购集中采购目录”以内、政府采购限额标准以上的采购项目执行政府集中采购。

政府集中采购由唐山市政府公共资源交易中心负责实施,国有资产管理处配合完成相关采购事项。

(二)政府分散采购

“河北省政府采购集中采购目录”以外、政府采购限额标准以上的采购项目执行政府分散采购。

政府分散采购由国有资产管理处负责采购流程。根据项目具体情况,学校委托招标代理机构在委托的范围内代理采购。

(三)网上商城采购

政府采购限额标准以下且在“网上商城”品目目录内的货物由国有资产管理处负责在“网上商城”进行采购。

(四)学校集中采购

政府采购限额标准以下、学校自行采购限额标准以上采购项目(不含“网上商城”品目)以及唐山师范学院集中采购目录清单内采购项目,执行学校集中采购,由国有资产管理处负责实施,特殊情况下可委托招标代理机构在委托的范围内代理采购。

(五)用户单位自行采购

学校集中采购限额标准以下(不含“网上商城”品目)且在年初学校确定的当年唐山师范学院集中采购目录清单外的零星采购项目,由用户单位按照有关规定自行组织实施。

第四章采购方式

第十二条政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价以及上级主管部门认定的其他采购方式,包括网上商城购买等方式。学校集中采购方式包括竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、服务项目合同延续以及学校采购工作领导小组认定的其他采购方式。每个项目的采购方式将根据本办法和项目的具体情况确定。

第十三条属于学校集中采购范围的采购项目,一般采取竞争性谈判、竞争性磋商采购方式。如需采用其他采购方式,由用户单位根据实际情况提出申请,国有资产管理处审核后,报学校分管国有资产管处校领导批准。

第十四条属于学校集中采购范围,并有下列情形之一的采购项目,可采用单一来源采购方式:

(一)只能从唯一供应商采购的;

(二)发生不可预见的紧急情况,不能从其他供应商采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的;

学校集中采购项目采用单一来源采购方式的,用户单位须组织专家论证(专家人数不得少于3人),并提供供应商在3个或以上单位的最低中标价格。

第五章采购计划编制

第十五条用户单位应根据学校年度预算编制时间要求,编制本单位下年度具有合规、完整、明确的采购需求标准与采购预算的货物类、工程类、服务类的采购计划申请(包括使用业务运行经费且超过学校自行采购限额标准以上的采购项目)。

第十六条采购需求是指采购人为实现项目目标,拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。技术要求是指对采购标的的功能和质量要求,包括性能、材料、结构、外观、安全,或者服务内容和标准等。商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求,包括交付(实施)的时间(期限)和地点(范围),付款条件(进度和方式),包装和运输,售后服务,保险等。

第十七条采购需求应当清楚明了、表述规范、含义准确。技术要求和商务要求应当客观,量化指标应当明确相应等次,有连续区间的按照区间划分等次。需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案的采购项目,应当说明采购标的的功能、应用场景、目标等基本要求,并尽可能明确其中的客观、量化指标。采购需求可以直接引用相关国家标准、行业标准、地方标准等标准、规范,也可以根据项目目标提出更高的技术要求。

第十八条采购需求应当符合法律法规、政府采购政策和国家有关规定,符合国家强制性标准,遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定,符合采购项目特点和实际需要。确定采购需求应当明确实现项目目标的所有技术、商务要求,功能和质量指标的设置要充分考虑可能影响供应商报价和项目实施风险的因素。

第十九条用户单位可以在确定采购需求前,通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查,了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息,可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购,以及其他相关情况。面向市场主体开展需求调查时,选择的调查对象一般不少于3 个,并应当具有代表性。

第二十条对于下列采购项目,应当开展需求调查:

(一)1000万元以上的货物、服务采购项目,3000 万元以上的工程采购项目;

(二)涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目,包括政府向社会公众提供的公共服务项目等;

(三)技术复杂、专业性较强的项目,包括需定制开发的信息化建设项目、采购进口产品的项目等;

(四)主管预算单位或者学校认为需要开展需求调查的其他采购项目。

按照法律法规的规定,对采购项目开展可行性研究等前期工作,已包含需求调查内容的,可以不再重复调查;对在可行性研究等前期工作中未涉及的部分,应当按照规定开展需求调查。

第二十一条用户单位应依据采购项目的类别将采购计划申请提交采购归口管理部门。采购归口管理部门将主管的充分论证后的采购项目汇总后,报送财务处进入学校采购计划决策程序。

第二十二条财务处负责将经学校相关决策程序后形成学校年度采购计划中属于政府采购和学校集中采购的采购项目计划,送交国有资产管理处。因工作需要变更采购计划的,必须履行相关审批程序。

第二十三条科研、教研项目组的采购项目经过经费管理部门审批后,按学校采购形式的适用范围确定采购形式后实施。科研项目急需的唐山师范学院材料、低值耐用品、易耗品管理实施细则中所包括的材料、低值耐用品、易耗品,项目负责人可以向国有资产管理处提出科研急需申请,经审批后采用特事特办、随到随办的采购机制,可不进行招投标程序,由项目组人员直接采购。

第六章采购程序

第二十四条列入学校年度财务预算的采购项目,按预算执行。因特殊情况未列入学校年度采购预算的其他采购项目必须经过立项审批、落实资金后,方可进入实施程序。

第二十五条国有资产管理处根据列入学校年度财务预算的采购项目计划的项目种类,进行分类打包,依据第十一条规定,确定采购形式,进入采购程序。

政府集中采购、政府分散采购、学校集中采购和用户单位自行采购程序按《唐山师范学院采购实施细则》、《唐山师范学院网上商城采购实施细则》规定的采购方式实施采购。

第七章采购合同签订、履约与验收

第二十六条政府采购项目在中标(成交)通知书发出后20日内,用户单位参照学校规定的合同模板拟定合同,并填写《唐山师范学院校内招标采购合同、政府采购合同审批表》,由国有资产管理处根据学校合同管理有关规定,签订学校法定代表人授权范围内的采购合同。合同文本由国有资产管理处归档并办理合同公示及备案手续。

第二十七条学校集中采购项目在成交通知书发出后20日内,用户单位参照学校规定的合同模板拟定合同,并填写《唐山师范学院校内招标采购合同、政府采购合同审批表》,由国有资产管理处根据学校合同管理有关规定,签订学校法定代表人授权范围内的采购合同。合同文本由国有资产管理处归档。

第二十八条用户单位自行采购项目如需签订采购合同,参照学校规定的合同模板拟定合同,并填写《唐山师范学院自行采购活动记录表》,按学校合同管理相关规定办理。

第二十九条政府采购、学校集中采购和用户单位自行采购项目合同由用户单位负责履约管理。用户单位需对每项采购项目确定项目负责人,负责人应熟悉合同的主要内容,严格履行合同所规定的权利和义务,加强进度监控、质量控制,确保合同实际履行和全面履行。

第三十条所有的采购项目实施完毕后,必须办理验收手续。

第三十一条货物类采购项目的验收以合同条款和相关文件为依据,按相关技术标准、质量或产品标准验收。合格后由验收小组填写验收报告,凡不符合验收标准的应拒收,并按合同条款索赔。

第三十二条工程类采购项目的验收按照建设行政管理部门的有关规定执行。

第三十三条服务类采购项目的验收以合同条款和相关文件为依据,按服务方案及质量保障措施标准验收并填写验收报告,不符合标准的按合同条款扣除相应费用直至终止合同。

第三十四条采购项目验收坚持验收与采购相分离的原则。服务类项目验收由用户单位组织验收,货物、工程类验收分为用户单位验收、归口验收、学校验收三种方式。参与项目评审的采购人代表,不得作为验收小组负责人。

(一)用户单位验收

1.用户单位自行采购项目的货物、服务和维修工程验收适用此方式。

2.用户单位资产管理人员、项目负责人、技术专家(根据需要邀请)等组成3人(含)以上单数验收小组,按照合同或其他相关要求进行验收。

3.验收合格的项目由资产管理人员确认用户单位行政负责人审核后签发验收报告并加盖用户单位公章。

(二)归口验收

1.经采购归口管理部门立项,实行归口管理的合同价在学校验收标准规定以下的货物或工程类项目验收适用此方式,由采购归口管理部门组织验收。

2.采购归口管理部门、用户单位、技术专家(根据需要邀请)等组成3人(含)以上单数验收小组,与中标人(成交供应商)、监理单位(工程类项目)一起,按照合同和相关文件进行验收。

3.采购归口管理部门可根据项目性质和工作需要,邀请学校审计处、国有资产管理处等部门参与。

4.归口验收合格的,由采购归口管理部门负责人审核后签发验收报告并加盖部门公章。

(三)学校验收

1.经采购归口管理部门立项,实行归口管理的合同价在学校验收标准规定以上的货物或工程类项目验收适用此方式,由国有资产管理处组织验收。

2.国有资产管理处、采购归口管理部门、用户单位、审计处、技术专家、工程设计及监理单位(工程类项目)等组成5人(含)以上单数验收小组,与中标人(成交供应商)一起,按照合同和相关文件等进行验收。

3.学校验收合格的,由国有资产管理处负责人审核后签发验收报告并加盖部门公章。

第三十五条验收未通过时,应视具体情况作出处理:

(一)验收不合格时需要作出限期整改、退货或终止合同的处理。

(二)限期整改仍不合格时,应停止付款并按合同有关条款及相关法律进行处理。

第三十六条在质保期内发现质量问题时,采购归口管理部门和用户单位应认真查明原因,及时联系供应商按照合同约定进行处理。

第八章资产登记与资金支付

第三十七条验收合格的货物与服务类项目,由用户单位按学校固定资产和财务管理相关规定办理固定资产登记入账和采购资金支付手续;工程类项目由后勤基建处按学校固定资产管理和财务管理相关规定办理采购资金支付手续,同时提供决算审计报告,由财务处审核后按合同约定支付。用户单位自行采购项目按学校固定资产和财务管理相关规定办理固定资产登记入账和采购资金支付手续。对非固定资产用户单位要进行台账式管理。

第三十八条用户单位、国有资产管理处、财务处对采购形成的资产及时登记入账,纳入学校固定资产管理。

第九章采购档案

第三十九条国有资产管理处负责政府采购和学校集中采购相关资料的存档管理,明确归档责任人、保存地点。用户单位自行采购项目的相关采购档案由用户单位存档管理。国有资产管处和用户单位按照学校合同、档案等有关管理办法办理移交手续。

第四十条在采购活动中产生的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、中标(成交)通知书、合同文本、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。采购档案的保存期限为从采购完成之日起至少保存十五年。

第四十一条设备采购项目应建立技术档案。内容包括使用说明书、合格证、质保书、物件清单、技术资料等文件材料。技术档案由用户单位收集整理。

第十章法律责任

第四十二条学校采购工作接受全校师生员工的监督。任何单位和个人有权对学校采购中的违法违纪行为进行举报和投诉。相关部门应向学校如实反映情况,提供有关材料,自觉接受各方面的监督检查。审计处对项目采购实施过程监督,采取抽查等方式进行采购监督和绩效评价。

第四十三条相关部门和人员在采购活动中,有下列行为之一的,应当承担相应责任:

(一)采购立项、申报、审核弄虚作假的;

(二)采购计划制定、审批徇私舞弊的;

(三)采购决策、执行、管理、监督滥用职权、玩忽职守的;

(四)违反规定,擅自采用不适当方式进行采购的,将必须进行集中采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避的;

(五)泄露应当保密的与采购活动有关的情况和资料的,或者与供应商串通的;

(六)收受或向供应商索要财物或者其他好处的;

(七)以不合理条件限制或排斥潜在供应商参与竞争的;

(八)合同执行监管不力,造成经济损失和影响采购质量的;

(九)违反规定擅自变更合同的;

(十)对监督检查部门提供虚假情况的;

(十一)违反采购管理法律法规、政策及其他相关规定的。

第四十四条学校对供应商存在下列情形之一的,所收履约保证金视情节严重程度部分或全部扣除,列入不良行为记录名单,该供应商及其有连带关系的供应商三年内禁止参加学校采购活动:

(一)提供虚假材料谋取中标、成交的;

(二)采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;

(三)与采购人员、其他供应商恶意串通的;

(四)向采购人员行贿或者提供其他不正当利益的;

(五)中标后拒绝与学校签订合同的;

(六)拒绝学校有关部门监督检查或提供虚假情况的;

(七)供货和售后服务过程中有不良记录的;

(八)经认定的其他情况。

第十一章附则

第四十五条学校使用企业或个人捐赠资金的采购项目,资金提供方与学校达成的协议对采购的具体条件另有规定的,可以适用其规定,但不得损害国家利益、社会公共利益和学校利益。

第四十六条若国家或上级政府主管部门有新政策出台与本办法相冲突的,以新政策为准。

第四十七条本办法自发布之日起施行,《唐山师范学院采购管理办法》(〔院字2021〕4号)同时废止。

第四十八条本办法由国有资产管理处负责解释。





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